Manuale per l’amministratore
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Dopo aver ricevuto le credenziali di accesso al sistema come amministratore, puoi accedere alla piattaforma attraverso il pulsante “Accedi”, disponibile nel menu principale.
Al primo accesso ti verrà chiesto di creare una nuova password.
Durante i successivi accessi, inserisci le credenziali (indirizzo mail e password) da te impostate in fase di primo accesso alla piattaforma (1).
Se hai dimenticato la password puoi richiedere la generazione di una nuova password cliccando sul link “Hai dimenticato la password?” (2).
Inserisci la tua mail (la stessa utilizzata durante la fase di registrazione alla piattaforma), clicca sul pulsante “Genera una nuova password” e controlla la tua casella di posta elettronica. La tua nuova password ti è stata inviata via mail.
In fase di configurazione del sistema, l’amministratore del sistema inserisce le informazioni necessarie al funzionamento dell’applicativo e crea le credenziali per gli operatori.
Per un buon funzionamento, è consigliabile inserire le informazioni relative all’organigramma dell’ente, con la strutturazione in uffici legati alle persone che ci lavorano.
Le persone inserite diventano gli operatori di OpenSegnalazioni e i loro nomi, insieme al nome del loro ufficio di riferimento, vengono mostrati ogni qualvolta essi vengono chiamati in causa per la risoluzione di una segnalazione, in un’ottica di trasparenza.
Dopo aver effettuato l'accesso al sistema, dal menu apposito cliccando sulla lable del proprio profilo a destra del bottone rosso "SEGNALA" (lable AU nell'immagine), l’amministratore sceglie la voce “Settings” (1). Da lì gestisce l’inserimento e la modifica di:
Impostazioni generali (2)
Gruppi di operatori (3);
Operatori (4), ognuno dei quali può essere legato ad un gruppo;
Categorie (5);
Zone (6);
Automazioni (7);
Statistiche (8).
Può anche impostare il “Riferimento per il cittadino” (9).
Per inserire gli operatori che prenderanno in carico le segnalazioni, effettua l'accesso al sistema e seleziona, dal menu in alto a destra la voce Settings. All’interno del menù sulla sinistra seleziona la voce Operatori.
Clicca poi sul pulsante Aggiungi Operatore che trovi in basso a destra. Si aprirà l’interfaccia per l’inserimento e la creazione di un nuovo Operatore.
Interfaccia di inserimento di un operatore
Inserisci i dati richiesti e clicca su Salva per pubblicare l’operatore. Oltre a definire i dati dell'operatore si potrà definire il gruppo di cui fa parte l'operatore ( i gruppi si definiscono selezionando la voce Gruppi di operatori (3). Si può specificare il ruolo e aggiungere delle competenze.
Una volta definiti gli operatori ci sono delle piccole icone sulla destra che permettono di fare le seguenti cose:
La campanella molto importante permette di specificare tutti i sistemi di notifica che si vogliono abilitare per quel operatore, cliccando sulla campanella si apre il seguente menù a tendina:
Cliccando sull'icona dell'omino invece si definiscono altri parametri importanti:
Le ultime due icone permettono di modificare l'operatore già inserito ( la matita) o cancellare l'operatore (il cestino)
Il sistema ha una lista di categorie a cui è possibile legare le segnalazioni. L’amministratore può aggiungerne o modificarne.
Le Aree, così come le Zone, sono utili per la creazione dei grafici a fini statistici.
Per aggiungere o modificare le Categorie, effettua l'accesso al sistema e seleziona, dal menu in alto a destra la voce Settings. All’interno del menù sulla sinistra seleziona la voce Categorie.
In ogni momento è possibile modificare le categorie, le quali possono anche avere una struttura ad albero, si può quindi definire una categoria genitore ed inserirvi categorie dipendenti. Per aggiungere una categoria genitore si usa il tasto aggiungi in basso a destra, per aggiungere invece sottocategorie si dovrà usare il + all'estrema destra della categoria che si vuole usare come genitore.
Le icone sulla destra per ogni categoria ancora una volta aiutano a lavorare sulle categorie stesse:
L'occhio permette di avere il dettaglio di quella categoria.
Il robot (il piccolo droide) simbolo ahnce delle automazioni permette di avere un sommario di tutte le automazioni che hanno al loro interno quella categoria specifica ( per ulteriori dettagli vedi il capitolo sulle automazioni).
La matita permette di modificare la categoria in esame mentre il cestino permette di eliminarla
Le Zone sono le aree in cui è suddiviso il territorio. Compaiono nell’interfaccia di inserimento delle segnalazioni, dove viene chiesto al segnalatore di indicare la zona, oltre alla geolocalizzazione.
Anche in questo caso ci sono svariate opzioni dedicate ad ogni elemento.
Nella definizione delle Zone, c’è una zona principale (in questo esempio Città Metropolitana) e delle sotto zone. La zona principale è utilizzata dal sistema per centrare la mappa all’apertura di una nuova segnalazione. Solitamente indica il punto centrale del territorio di riferimento (ad esempio il municipio), quindi si può configurare con un punto singolo.
Per aggiungere le altre zone, In primo luogo si deve cliccare sul + in alto a destra sulla prima zona, questo permette di accedere all'interfaccia per inserire una nuova zona:
L'interfaccia è molto intuitiva, si possono caricare sia GeoJSON che sfruttare OpenstreetMaps. AL link sottostante potete trovare una wiki per sfruttare openstreetmap per aggiungere una Zona in opensegnalazioni
Per ogni zona vi sono ancora una volta svariate icone che permettono delle configurazioni dedicate:
L'occhio permette di avere il dettaglio di quella zona.
Il robot (il piccolo droide) simbolo anche delle automazioni permette di avere un sommario di tutte le automazioni che hanno al loro interno quella zona specifica ( per ulteriori dettagli vedi il capitolo sulle automazioni).
La matita permette di modificare la zona in esame mentre il cestino permette di eliminarla.
Il sistema permette di configurare delle automazioni che permettono di indirizzare le segnalazioni in automatico. Questo sistema è molto flessibile ed altamente configurabile.
Le automazioni possono essere utilizzate in grandi comuni per ridurre il carico di lavoro dell'URP, ad esempio facendo si che definita una categoria da parte dell' URP la segnalazione venga assegnato ad uno specifico gruppo di incaricati con una serie di specifiche caratteristiche.
In un comune più piccolo le automazioni potrebbero svolgere in toto il lavoro dell' URP, ad esempio un cittadino che fa una segnalazione specificando una zona ed una categoria attiverà una automazione che assegnerà il tutto all'incaricato che dovrà lavorarla e chiuderla.
L'interfaccia è molto intuitiva:
L'interfaccia è semplice, selezionando l'evento si stabilisce il punto di attivazione ( trigger, esempio, creazione di una segnalazione) le voci come area, categoria e tipologia, se definite saranno parte dalla condizione per la quale verrà assegnata la segnalazione ad esempio ad un Riferimento del cittadino, o ad un operatore incaricato.
Lato amministratore cliccando su Statistiche si accede ad una schermata che elenca le varie statistiche disponibili nel sistema al fine di analizzare i dati delle segnalazioni.
in questa schermata si definirà in particolare quali statistiche rendere visibili e si decidono gli accessi, selezionando quindi quali statistiche possono vedere gli operatori, quali gli utenti e quali gli utenti anonimi:
Durante la configurazione, uno degli operatori o un gruppo di operatori viene impostato come “Riferimento per il cittadino”: si tratta degl gruppo di operatori o quel operatore che si occupa di smistare le segnalazioni verso gli uffici competenti e gli operatori ad essi legati.
In seguito allo svolgimento dell’iter della segnalazione, con risposte “interne” che arrivano dagli uffici di competenza, il Riferimento per il cittadino è l’operatore demandato a fornire al cittadino la risposta di chiusura di una segnalazione. Di fatto, è il punto di contatto dell’ente nei confronti di un cittadino.
Per configurare o modificare il Riferimento per il cittadino, nel menù in alto a destra, clicca sulla voce Setting e poi su Modifica situato a lato della voce “Riferimento per il cittadino”.
Selezioni uno degli Operatori o gruppo di operatori inseriti precedentemente e clicca su Seleziona.
Per modificare le impostazioni generali, effettua l'accesso al sistema e seleziona, dal menu in alto a destra la voce Settings e poi la voce “Impostazioni generali”.
Attraverso questa schermata è possibile modificare:
il logo (1)
il titolo (2)
il sottotitolo (3)
il banner (4)
il titolo del banner (5)
il sottotitolo del banner (6)
le informazioni relative alle voci: FAQ, Privacy, Termini di utilizzo (7)
il testo per il footer
i contatti
Un ulteriore sezione di configurazione è data dalla pagina dei settings:
Il simbolo delle categorie ( ) permette di assegnare un sottoinsieme delle categorie ad una specifica zona. QUesto vuol dire ad esempio che se in una zona non si potranno fare segnalazioni per una specifica categoria, perchè non si fornisce quel servizio, basterà usare questa opzione per de-selezionare la specifica categoria in quella zona.
