Manuale per gli operatori
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Le segnalazioni in ingresso vengono assegnate, dal sistema, all’operatore Referente per il cittadino, il quale si occupa di smistare le segnalazioni in entrata e di assegnarle all’Operatore che fa parte dell’Ufficio competente.
Dal dettaglio di una segnalazione, come Operatore o Referente per il cittadino puoi, attraverso una semplice interfaccia, eseguire tutte le operazioni sotto-elencate (solo la chiusura della segnalazione è prerogativa del Referente del cittadino) .
Dopo aver ricevuto le credenziali di accesso al sistema come operatore, puoi accedere alla piattaforma attraverso il pulsante “Accedi”, disponibile nel menu principale.
Al primo accesso ti verrà chiesto di creare una nuova password.
Durante i successivi accessi, inserisci le credenziali (indirizzo mail e password) da te impostate in fase di primo accesso alla piattaforma (1).
Se hai dimenticato la password puoi richiedere la generazione di una nuova password cliccando sul link “Hai dimenticato la password?” (2).
Inserisci la tua mail (la stessa utilizzata durante la fase di registrazione alla piattaforma), clicca sul pulsante “Genera una nuova password” e controlla la tua casella di posta elettronica. La tua nuova password ti è stata inviata via mail.
Ogni volta che un utente inserisce una segnalazione all’interno del sistema, il Referente per il cittadino riceverà una notifica via mail.
Per visualizzare il contenuto della segnalazione e assegnare la segnalazione all’operatore competente, clicca sul link che trovi all’interno della e-mail.
Una volta assegnata la segnalazione ad un Operatore competente, anche l’Operatore incaricato riceverà a sua volta una notifica via mail. Per visualizzare il contenuto della segnalazione, clicca sul link che trovi all’interno della e-mail.
Puoi sempre accedere a tutte le segnalazioni a te assegnate, effettuando l’accesso al sistema e cliccando sulla voce di menù Segnalazioni.
Seleziona poi la segnalazione che desideri gestire cliccando sul titolo della segnalazione, sul numero identificativo oppure sul pulsante Dettagli.
Come Operatore o Referente per il cittadino, puoi dettagliare maggiormente una segnalazione inserita nel sistema, completandola con eventuali informazioni mancanti, come ad esempio l'“Area” (1) oppure la categoria/area tematica (2). Puoi inserire una scadenza per la risoluzione della problematica segnalata. Per farlo inserisci un numero corrispondente ai giorni entro cui l’amministrazione si impegna a risolvere la problematica segnalata (3). Puoi gestire la visibilità della segnalazione scegliendo tra "privata", in modo che sia visibile solo all’amministrazione e al cittadino che l’ha aperta (4), oppure "pubblica", in modo che sia visibile a tutti..
Come Referente per il cittadino, puoi assegnare la segnalazione all’operatore competente nella materia oggetto della segnalazione. Per farlo inserisci il nome dell’operatore all’interno del campo “Gruppi e operatori incaricati” e clicca poi sull’Operatore/gruppo che desideri selezionare, l’Operatore selezionato riceverà una notifica via mail (6).
In ogni momento la segnalazione può essere riaperta se ancora non completata o se necessità di ulteriori lavorazioni (6).
SI possono infine aggiungere commenti visibili in coda alla segnalazione o note priviate (7)
Come Operatore, puoi ri-assegnare la segnalazione ad un altro Operatore oppure al Referente per il cittadino per la chiusura. Per assegnare un segnalazione, inserisci il nome dell’operatore all’interno del campo “Seleziona operatore” e clicca poi sull’Operatore che desideri selezionare. Infine, clicca sul pulsante Assegna. Una volta assegnata la segnalazione, l’Operatore selezionato riceverà una notifica via mail.
Come Operatore incaricato, una volta risolta la problematica segnalata, puoi terminare l’intervento cliccando sul pulsante "chiudi". Se lo desideri, puoi inserire contestualmente un commento pubblico.
Una volta terminato l’intervento. verrà inviata una notifica via mail al Referente per il cittadino il quale provvederà a chiudere la segnalazione, fornendo possibilmente una risposta ufficiale alla segnalazione.
Come Referente per il cittadino, puoi aggiungere una risposta ufficiale che sarà visibili a tutti. Inserisci la risposta ufficiale che desideri pubblicare e clicca sul pulsante Pubblica la risposta ufficiale.
Come Referente per il cittadino, puoi chiudere la segnalazione, possibilmente dopo aver inserito un commento per il cittadino o una risposta ufficiale. Per farlo clicca sul pulsante "Aggiungi risposta ufficiale".
Se la segnalazione è, al momento, assegnata ad un altro operatore puoi forzare la chiusura della segnalazione attraverso il pulsante Forza chiusura.
L'operatore ha a disposizione 4 menu in alto a destra:
Dal menu a tendina si possono accedere a 4 sezioni:
La lista delle "Frequently asked questions" che sono inserite tramite l'utente amministratore
La pagina relativa alla Privacy
La pagina relativa ai termini di utilizzo
La pagina delle statistiche, gli operatori potranno accedere a svariate tipologie di grafici che permettono il monitoraggio delle attività legate alla gestione delle segnalazioni.
Il numero e la tipologia di grafici visibili ad ogni operatore è definita dall'amministratore del sistema
Il menu sulla sinistra permette di selezionare il grafico di interesse, in alto sono spesso disponibili filtri in base al tipo di grafico che permettono di analizzare i dati.
in ogni momento è possibile esportate i dati in formato csv, json o estrarre le immagini cliccando sul menu "hamburger" in alto a destra di ogni grafico.
la sezioni segnalazioni mostra tutte le segnalazioni e permette di filtrare in base ai vari parametri disponibili (1).
In questa sezione l'operatore trova tutte le segnalazioni a cui ha accesso, può filtrare per il ruolo che l'operatore ha (1) verificando quelle in cui è osservatore, incaricato o riferimento
può filtrarle per stato (2) e può entrare nel dettaglio di una singola segnalazione
La inbox è un'ulteriore vista che raggruppa le varie segnalazioni permettendo di avere una vista simile alla inbox di una mail. In questa sezione le segnalazioni possono essere segnate come speciali (1) e gestite come se fossero delle mail.
